فرض کنید یک کسب‌و‌کار دارید که دارای چند لوکیشن است. در این صورت، اطمینان از اینکه هر کارمند دسترسی فوری به اطلاعات تجاری و اسناد حیاتی مورد نیازشان را داشته باشد، ممکن است چالش‌برانگیز باشد. با استفاده از Microsoft SharePoint، کارمندان مجاز می‌توانند اسناد را از هر جای جهان باز کرده، بررسی و ویرایش کنند و به اشتراک بگذارند.
این بدین معنی است که کارکنان اداری و پرسنل مستقر در محل شما از آسایش یکسانی برخوردار هستند. تنها چیزی که آن‌ها نیاز دارند یک مرورگر وب است! برای افراد نا آشنا، SharePoint مشابه Google Drive کار می‌کند، اما شامل بسیاری از ابزارها و ویژگی‌هایی است که آن را به یک راه‌حل پیشرفته‌تر و چند وجهی تبدیل می‌کند.
شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک مخزن فایل اشتراکی، سایت وبلاگ، سیستم مدیریت محتوای وب و اینترانت SharePoint عمل کند. همچنین در نسخه‌های مختلفی از جمله SharePoint Server و SharePoint Online که بخشی از Office 365 است ارائه می‌شود.
هنگامی‌که یک سایت جدید تیم مایکروسافت را در SharePoint باز می‌کنید، تعدادی از ویژگی‌هایی که می‌توانید اضافه کنید عبارتند از:
- نسخه‌بندی فایل
- ثبت و تحویل سند
- فهرست‌بندی و جستجو
- رابط وب طراحی شده
- ادغام یکپارچه با سایر برنامه‌های ویندوز
SharePoint برای چه چیزی استفاده می‌شود؟ می‌توانید آن را برای هر چیزی که برای یکپارچه‌سازی سازمان شما طراحی شده است، استفاده کنید. از تحویل تیم پروژه تا ارتباطات داخلی، هیچ محدودیتی در مورد داده‌هایی که می‌توانید در این پلتفرم ذخیره و نگهداری کنید وجود ندارد.
اگر صاحب کسب و کاری هستید، سرمایه‌گذاری روی ابزارها و فناوری‌هایی که نیروی کار شما را گرد هم می‌آورند، سود خوبی در پی خواهد داشت. در ادامه، به بررسی چند روش می‌پردازیم که SharePoint on premises یا SharePoint Online می‌تواند سازمان شما را تقویت کند و بهبود بخشد.
تحقیقات نشان می‌دهد که کارگران معمولاً 28٪ از روز کاری خود را برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌های صندوق دریافتی خود صرف می‌کنند. به طور متوسط، حدود 2.6 ساعت و 120 پیام برای هر کارمند در هر روز است. این داده‌ها به تنهایی نشان می‌دهند که نیروی کار امروزی می‌تواند از هر داده‌‌ای در هر نقطه‌ی کاری استفاده کند. اگر ایمیل نباشد، درخواست‌های پشتیبانی مشتریان، دقایق جلسات، گزارش‌های بازاریابی و موارد مشابه ممکن است.
به این منظور، تلاش برای سازماندهی همه اینها ممکن است تلاشی سخت باشد. ممکن است یک سیستم پیچیده فایل را بر روی دسکتاپ خود ایجاد کنید تا اسناد مرتبط با کار خود را پیگیری کنید، اما زمانی که یک کارمند در محل کار دیگری نیاز به دسترسی به یکی از فایل‌ها دارد چه اتفاقی می‌افتد؟ داده‌های شرکت شما مربوط به پروژه‌های مختلف است، متعلق به تیم‌های دیگر است و به فرمت‌ها و اندازه‌های مختلف ارائه می‌شود. تلاش برای پیگیری همه چیز حتی برای رهبران قوی هم چالش‌برانگیز است. اینجاست که SharePoint می‌تواند به شما کمک کند. در یک لحظه، کاربران می‌توانند کنترل نقاط داده دقیقی که نیاز دارند را بدون اینکه بخواهند، از بین تعداد زیادی از اسنادی که نیاز ندارند پیدا کنند. اگر از SharePoint Online مبتنی بر ابر استفاده می‌کنید، این کار را می‌توانید از هر کجا و هر زمانی انجام دهید. اینکه نیازی نیست که شما از روش‌های موجود خود دست بکشید تا از نوع جدیدی از مدیریت داده بهره‌مند شوید، بهترین بخش داستان است.
راه‌حل SharePoint شما با مجموعه Microsoft Office هماهنگی دارد، از جمله Microsoft Excel، PowerPoint، Word و Outlook، و همچنین ارتباط یکپارچه Microsoft و سرور Microsoft Exchange. کاربران همچنین می‌توانند به سیستم‌های خط کسب و کار دسترسی پیدا کنند، از جمله .Microsoft Dynamics CRM
همزمان، اتصالات پشتیبانی‌پذیر به کاربران اجازه می‌دهد تا نمایش‌ها و تعاملات شخصی‌سازی شده با آن سیستم‌ها را ایجاد کنند. این کار مدیریت داده را آسان می‌سازد.
به فرایندهایی که برای مدیریت فعالیت‌های روزانه کسب‌و‌کارتان اجرا می‌کنید فکر کنید. کسب‌و‌کار شما چگونه شروع، مدیریت و گزارش‌دهی از توابع استاندارد را انجام می‌دهد؟ برخی از رایج‌ترین فعالیت‌ها عبارتند از:
- ارسال سند یا آیتم برای تأیید
- جمع‌آوری بازخورد
- جمع‌آوری امضا
- پیگیری مسئله، پروژه یا وظیفه
- ارسال سند برای انتشار
شیرپوینت شامل چندین گردش کار آماده به کار است که برای خودکارسازی این فرایندها و موارد دیگر طراحی شده‌اند. کارمندان می‌توانند آن‌ها را با برنامه‌های کاربردی معمولی مشتری، برنامه‌های ایمیل و مرورگرهای وب ادغام کنند تا تجربه کاربری ساده و یکپارچه‌ای داشته باشند.
در بسیاری از صنایع، از حوزه مراقبت‌های بهداشتی تا حقوقی و مالی، متخصصان ملزم به رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سختگیرانه هستند. بخش قابل توجهی از این الزامات بر کنترل کارآمد اسناد متمرکز است.
به‌ویژه، ضروری است اقداماتی برای اطمینان از دسترسی کاربران دارای مجوز به داده‌های محرمانه کارکنان و مشتریان وجود داشته باشد. SharePoint به کاربران امکان می‌دهد تنظیمات امنیتی را بر اساس مقررات خاصی که ملزم به رعایت آن هستند، در هر مرحله مشخص کنند. همچنین می‌توانید سیاست‌های ذخیره‌سازی و حسابرسی و اقدامات لازم در زمان انقضای سوابق کسب‌و‌کار را تعیین کنید. این امر به سازمان شما در حفظ انطباق با مقررات و کنترل و مدیریت مؤثر اطلاعات حیاتی کسب‌و‌کار کمک می‌کند.
هدف اصلی شیرپوینت چیست؟